Scegliere un’agenzia di viaggi aziendali basandosi esclusivamente sul prezzo più basso

Viaggi aziendali e viaggi incentive non sono più limitati alle destinazioni nazionali: molte grandi aziende ora investono in viaggi internazionali per i propri dipendenti. Per le agenzia di viagg europee, l’Asia è una meta da sogno, che offre contrasti culturali ricchi e esperienze uniche. Per garantire viaggi fluidi e ben organizzati, le agenzie di viaggio europee spesso collaborano con le agenzie locali di viaggi aziendali, sfruttando la loro conoscenza approfondita e competenza nel progettare programmi di viaggio orientati agli affari.

Tuttavia, scegliere il partner locale giusto non è sempre facile. Una selezione sbagliata può comportare costi nascosti, itinerari rigidi o un servizio inadeguato che non soddisfa le aspettative. Ecco perché una valutazione accurata è essenziale per evitare errori comuni e garantire un’esperienza di viaggio senza intoppi e gratificante.

In questo articolo, evidenziamo gli errori principali da evitare e condividiamo le migliori pratiche per selezionare un’agenzia di viaggi aziendali locale affidabile, in grado di offrire soluzioni professionali, efficienti e personalizzate per i viaggiatori aziendali.

❌ Errore n. 1: Scegliere un’agenzia di viaggi aziendali basandosi esclusivamente sul prezzo più basso

Anche se il prezzo è un fattore importante, scegliere un’Agenzia di Viaggi Aziendali basandosi esclusivamente sul prezzo più basso può comportare compromessi significativi sulla qualità. Alcune agenzie offrono pacchetti sconto utilizzando veicoli più vecchi, hotel di bassa qualità o riducendo i servizi. Questi risparmi possono influire negativamente sull’esperienza dei tuoi dipendenti, con trasporti inaffidabili o alloggi inferiori che non soddisfano le aspettative.

Ad esempio, un’Agenzia di Viaggi Aziendali potrebbe offrire una tariffa più economica, ma potrebbe utilizzare veicoli vecchi e scomodi, il che potrebbe causare ritardi, disagio e frustrazione durante il viaggio. Questa mancanza di attenzione alla qualità può rapidamente trasformare un viaggio incentive potenzialmente di successo in un’esperienza spiacevole.

Inoltre, per gruppi più numerosi, è essenziale che i pasti siano inclusi nel pacchetto anziché lasciare ai dipendenti la libertà di scegliere dove e quando mangiare. Offrire opzioni di pasti gratuiti può sembrare un modo per risparmiare sui costi, ma può causare interruzioni nei programmi. Quando i membri del gruppo mangiano in orari diversi, può interferire con le attività pianificate, rendendo l’esperienza meno efficiente e piacevole.

💡 Soluzione: Invece di concentrarti esclusivamente sul prezzo più basso, valuta il valore complessivo offerto dall’Agenzia di Viaggi Aziendali. Confronta l’intero pacchetto, inclusi logistica, pasti, trasporti e guide. Assicurati che l’agenzia offra un’esperienza di alta qualità che sia in linea con gli obiettivi del viaggio e che soddisfi gli standard della tua azienda. Per gruppi più numerosi, assicurati che tutti i pasti siano inclusi per mantenere un programma fluido e evitare interruzioni nelle tue attività pianificate.

❌ Errore n. 2: Trascurare la logistica e l’adeguata assegnazione delle risorse per i grandi gruppi nella scelta di un’agenzia di viaggi aziendali

Quando si organizzano viaggi incentive per gruppi numerosi, è fondamentale assicurarsi che ci siano abbastanza veicoli, guide e personale per gli eventi per ospitare comodamente tutti e garantire un’operazione senza intoppi. Un errore comune nella scelta di un’Agenzia di Viaggi Aziendali è quello di concentrare tutti in un unico autobus o di avere alcuni veicoli senza guide, lasciando i dipendenti senza l’attenzione adeguata. Questo può portare a confusione, disagio e esperienze negative per i partecipanti.

In alcuni casi, il conducente viene lasciato a gestire il gruppo senza alcun supporto, il che può comportare la trascuratezza di problemi chiave durante il viaggio. Al contrario, anche le agenzie di viaggi aziendali più rinomate si assicurano che ci sia una guida per ogni veicolo, e per i gruppi più numerosi, spesso inviano anche il personale dell’evento per aiutare con la logistica e fornire supporto aggiuntivo. Questo assicura che ogni aspetto del viaggio si svolga senza problemi e che i dipendenti abbiano un’esperienza fluida e piacevole.

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Birra alla spina ad Hanoi

💡 Soluzione: Assicurati che la tua Agenzia di Viaggi Aziendali assegni risorse sufficienti a ciascun gruppo, come più veicoli con guide per un numero elevato di partecipanti, e che ci sia il personale dell’evento per assistere le guide nella gestione del gruppo. Questo garantisce che ogni ospite riceva la giusta attenzione e che il viaggio proceda come previsto senza intoppi.

❌ Fehler Nr. 3: Es versäumen, die Erfahrung in der Organisation von Incentive-Programmen zu überprüfen

I viaggi incentive non sono vacanze tradizionali: sono eventi aziendali pensati per esprimere apprezzamento, rafforzare lo spirito di squadra o motivare i dipendenti. Scegliere semplicemente una Destination Management Company (DMC) in Vietnam potrebbe sembrare una soluzione facile, ma non tutte le DMC sono specializzate nell’organizzazione di viaggi incentive o eventi di team-building. Una DMC che non ha esperienza con gli incentivi aziendali potrebbe avere difficoltà a comprendere elementi chiave come la cultura del brand, l’importanza del legame di squadra e la necessità di attività creative e coinvolgenti. Senza queste intuizioni fondamentali, il viaggio incentive potrebbe non decollare, mancando di eccitazione, rilevanza o allineamento con i valori centrali dell’azienda.

Caccia al tesoro ad Hanoi

Inoltre, se una DMC non dispone di team creativi interni per la progettazione dell’evento, la produzione media e le comunicazioni, potrebbe dover esternalizzare questi servizi, aumentando i costi complessivi e complicando il coordinamento. Questo non solo aumenta il budget, ma influisce anche sulla qualità generale e sulla coerenza dell’evento.

💡 Soluzione: Scegli un’Agenzia di Viaggi Aziendali o DMC con esperienza comprovata nell’organizzazione di viaggi incentive e eventi di team-building. Idealmente, dovrebbero avere esperienza nel lavorare con grandi aziende e essere in grado di progettare itinerari esclusivi e creativi che riflettano i valori e gli obiettivi della tua azienda. Questo garantisce che l’evento sarà memorabile, impattante e perfettamente allineato con la cultura aziendale, con tutti i servizi integrati in un’esperienza coesa.

❌ Errore n. 4: Non adattare il programma alle preferenze e alle necessità del team

Un errore comune nell’organizzare un viaggio incentive è scegliere un programma che non si allinea con gli interessi o il livello di comfort dei partecipanti. Ad esempio, mentre alcuni dipendenti potrebbero godere di attività avventurose come il zip-lining o il trekking fuori strada, altri potrebbero trovarle intimidatorie o fisicamente impegnative. Allo stesso modo, un viaggio ricco di visite turistiche ed esperienze culturali potrebbe annoiare chi preferisce itinerari più dinamici e pieni di azione. Se il programma non soddisfa le diverse preferenze, il viaggio potrebbe non riuscire a coinvolgere il team, portando a insoddisfazione invece che a motivazione.

Oltre alle preferenze, le dinamiche di gruppo e la demografia giocano un ruolo fondamentale. Un gruppo di dirigenti senior potrebbe preferire un ritiro di lusso con eventi di networking esclusivi, mentre i dipendenti più giovani potrebbero apprezzare attività più interattive e energetiche. Inoltre, se un programma è troppo fisicamente impegnativo, potrebbe alienare i partecipanti più anziani o quelli con problemi di mobilità.

Cena di gala davanti a un tempio in Vietnam

💡 Soluzione: Prima di finalizzare un programma di viaggio incentive, conduci un sondaggio pre-viaggio o delle discussioni con i leader del team per comprendere le aspettative, gli interessi e le limitazioni dei partecipanti. Scegli un’Agenzia di Viaggi Aziendali che possa personalizzare l’itinerario, offrendo una combinazione di attività che bilancino relax, avventura e coesione del team. Un viaggio incentive ben pianificato dovrebbe essere inclusivo, coinvolgente e allineato con gli obiettivi dell’azienda, garantendo che ogni partecipante tragga beneficio dall’esperienza.

DMC Mekong IMAGE Travel & Events – Un DMC di prim’ordine per viaggi aziendali e incentivi in Vietnam

Fondata nel 2009, DMC Mekong IMAGE Travel & Events vanta oltre 15 anni di esperienza nel settore dei viaggi, specializzandosi in Viaggi Aziendali, Programmi Incentive e MICE (Meeting, Incentive, Conferenze ed Esposizioni). Come Destination Management Company (DMC) di fiducia, abbiamo organizzato con successo eventi aziendali personalizzati e viaggi incentive per rinomate organizzazioni internazionali come Michelin, Cuisine Plus, Family Medical Practice e università di prestigio in tutto il mondo.

Con una solida presenza regionale, operiamo con tre uffici in Vietnam (Ho Chi Minh City, Hanoi e Danang), oltre a un ufficio in Cambogia e uno in Laos, garantendo una coordinazione senza intoppi e un’esperienza sul campo in tutta l’Indocina.

Ciò che ci distingue è il nostro team interno dedicato agli eventi, composto da pianificatori di eventi, specialisti dei media, esperti di logistica e guide multilingue. Questo ci consente di offrire esperienze aziendali eccezionali con un alto livello di creatività, esecuzione impeccabile e supporto professionale. Che si tratti di una cena di gala esclusiva, di un grande evento di team-building o di un programma incentivé su misura, abbiamo le competenze e le risorse per rendere l’esperienza memorabile e impattante per i tuoi clienti.

Phuong Ha – Dang Khoa